Cómo gestionar la vuelta a la oficina

Cada día se escuchan datos más alarmantes sobre el alto índice de contagios y la propagación del virus desde el fin del estado de alarma. A pesar de ello, parece que la vuelta a la oficina en septiembre, en modo 100% presencial o en formato híbrido, combinando días de teletrabajo con días presenciales, será una realidad para la mayoría de los trabajadores.

Por recomendación expresa del Gobierno, muchas empresas implantaron el teletrabajo durante el confinamiento. Esta modalidad de trabajo en remoto, unido al uso de herramientas digitales para realizar videoconferencias, ha permitido continuar con la actividad y mantener empleos.

De hecho, se espera para este año una Ley del Teletrabajo para regularlo, con mayor seguridad jurídica y garantías tanto para el trabajador como para el empresario. 

No obstante, la vuelta a la actividad presencial supone un gran reto para los managers de RRHH que deben preparar un plan de vuelta con un doble enfoque:

• gestionar la parte material, la distribución de los espacios comunes y de los puestos de trabajo para cumplir con todas las medidas sanitarias, y;
• hacer frente a la parte psicológica y/o emocional de los trabajadores, dando un mensaje de seguridad y tranquilidad.

Distancia social y turnos rotatorios

La OMS recomienda reducir el aforo de los espacios de trabajo y mantener una distancia de seguridad de dos metros con el resto de compañeros.

Para cumplir con esta recomendación es necesario que la reincorporación de la plantilla sea tanto progresiva, dando prioridad a aquellas personas sin cargas familiares y sin patologías, como rotativa, esto es, que vuelva entre un 20% y un 30% de la plantilla, haciendo coincidir siempre a los mismos equipos de trabajo para poder facilitar el rastreo en caso de un posible contagio.

Además, las entradas y salidas en los espacios de trabajo deben ser escalonadas para evitar aglomeraciones y poder respetar la distancia de seguridad, evitando el uso del ascensor.

Además, se deben limitar las reuniones, y en caso de que se produzcan, establecer un aforo y poner una distancia de dos metros por cada silla, así como prohibir el movimiento del mobiliario y mantener una buena ventilación de estos espacios de reuniones.

Igualmente, hay que evitar compartir material de oficina, como ordenadores, teléfonos, bolígrafos, etc. Incluso cuando se vaya a hacer uso de la impresora, se debe limitar el aforo a una sola persona cada vez, siendo importante que existan puntos de gel higienizante en determinados espacios comunes, como el comedor o los aseos.

Gestión del miedo y adaptación a la nueva normalidad

Una parte fundamental de la vuelta a la oficina será gestionar todo el cúmulo de emociones surgidas a raíz de la pandemia y todas sus consecuencias afectivas (estrés, inseguridad, miedo al contagio, incertidumbre), que puede repercutir de manera muy negativa en la productividad y en el bienestar del trabajador.

Para evitarlo, y generar un clima de confianza, muchos expertos recomiendan que exista una buena comunicación interna por parte la empresa, informando a toda la plantilla a través de los medios disponibles, cómo se ha adaptado la oficina para prevenir cualquier riesgo de contagio, qué medidas nuevas se han tomados, qué se puede y no se puede hacer, etc.

Es necesario trasladar el mensaje de que la empresa ha tomado todas las medidas higiénico-sanitarias para que los trabajadores desarrollen su actividad en un ambiente 100% seguro.

Asimismo, sería deseable contar con la ayuda de un profesional sanitario, que en los primeros días pueda contestar vía telemática las dudas de los trabajadores. Incluso podría existir un documento de FAQs a disposición del trabajador elaborado por RRHH.

Algunas empresas incluso están considerando, según las circunstancias, incorporar a un psicólogo/a o couch motivacional que realice, junto con RRHH, esta labor de adaptación y reincorporación del trabajador a su puesto en las primeras semanas, para que se sienta más reconfortado y seguro.

Sin duda alguna, los managers de RRHH se enfrentan a una vuelta de septiembre atípica que requerirá de un gran esfuerzo e implicación para facilitar esta nueva normalidad en los centros de trabajo.